När ett företag väljer att förvara sina arkivhandlingar hos oss tecknas ett depositionsavtal mellan oss och den som lämnar handlingarna. Företaget som lämnar handlingar för förvar har oinskränkt äganderätt till sitt material. I samband med leveransen betalas en engångsavgift till NIN. Sedan betalas en årsavgift som beräknas på mängden arkivhandlingar. NIN ansvarar för att handlingarna skyddas mot brand, fukt och obehörig insyn. Handlingar som förvaras hos Näringslivsarkivet är tillgängliga för forskning om den som deponerat handlingarna lämnar tillstånd till detta.
Vi hyr lokaler av Riksarkivet och har därför självklart godkända och moderna arkivlokaler med gott skydd och god säkerhet.
Råd i arkivfrågor
Företagets historia är en unik resurs som bör bevaras. Den är viktig när det gäller att visa upp sig utåt. Att visa en företagshistoria av kvalitet och kompetens är ett ovärderligt marknadsföringsinstrument. Inåt kan företagets historia användas för att stärka företagskulturen till exempel vid omorganisationer eller fusioner.
Kort sammanfattat kan man urskilja tre viktiga huvudpunkter som företaget har att ta ställning till när det gäller att bevara arkivhandlingar:
- bevara information som behövs för företagets eget behov
- bevara information som kan vara historiskt intressant
- bevara information som regleras av lagar och avtal
Det finns en mängd handlingar som kan ha stor betydelse inom företaget för lång tid framåt. Allt behöver dock inte sparas. Näringslivsarkiv i Norrland-NIN hjälper till med råd och vägledning när det gäller gallring och dokumenthantering.
Arkivförvaring
Vi tar emot, vårdar och förvarar Ditt företags arkiv på ett säkert sätt till låga kostnader och vi svarar för att Dina handlingar efter avlämnande förvaras väl skyddade mot brand, fukt och obehörig insyn. Deponenten har givetvis fri tillgång till sina handlingar även efter att de levererats till oss och vi återsöker också de handlingar deponenten behöver tillgång till. Som deponent bestämmer Du själv vilken tillgång utomstående skall ha till Ditt arkiv, även om Näringslivsarkiv i Norrland-NIN arbetar för att främja vetenskaplig forskning på företagsarkiv.
